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Question会社の書類、うまく活用できていない…。

こんなことありませんか?

解決のポイント カンタン4STEPで、書類を整える

チーム全体で気持ちよく仕事をするためにも共用収納庫の整理は重要です。
探しモノが見つかりにくければ、部署やチームなど、“利用する組織全体”の生産性の低下をまねく恐れがあります。
必要な書類を見極め、働き方に合わせたファイルと収納方法にすることで、誰もが使いやすい収納庫になります。

STEP1必要な書類を見極める

STEP2ファイルを選ぶ

STEP3タイトルをつける

STEP4収納方法を決める

書類を整えて検索性と閲覧性をアップしよう!

解決のアイデア STEP1 必要な書類を見極める

書類整理の際に、まず直面するのは「これってとっておくべき?」という悩み。
しかし、しばらく使っていないのであれば紙の状態で置いておく必要はありません。
使いそうな書類はデータ化し、使うシーンが思い浮かばないものは思い切って捨てて、書類の量を減らしましょう。

「捨てるルール」を作れば迷わない

[捨てる][捨てない]の判断には「収納スペースで決める」「保存期限で決める」「閲覧頻度で決める」などのルールが有効です。

解決のアイデア STEP2 用途に合わせたファイルを選ぶ

毎日出し入れする書類、閲覧する機会が多い書類など、書類には様々な特性があります。
特性に合ったファイルを使い作業効率を向上させましょう。

修正・更新がある書類(一般書類・仕掛かり書類等)

<投げ込む> 書類を手早く出し入れできる

穴を開けてとじたり、はずす手間がないため、使用頻度の高い書類や、
すぐ廃棄する書類におすすめ。

ファイルボックス<NEOS>/個別フォルダー<NEOS>(板紙タイプ)/インデックスホルダー<KaTaSu>

完成した書類(重要書類・閲覧書類等)

<とじる> 時系列で並べられる 内容を一括でまとめられる

抜き差しがしにくいため、情報の改ざんも防げるので
セキュリティに長けています。

チューブファイル<NEOS>/フラットファイル<NEOS>/リングファイル<NEOS>/ガバットファイル<NEOS>

解決のアイデア STEP3 誰が見てもわかるようにタイトルをつける

都度ファイルを取り出して中身を確認するのは時間のムダです。
ファイルをとじたら、中身が分かるタイトルをつける事を習慣付けましょう。

解決のアイデア STEP4 目的に沿った収納方法を決める!

よく使う書類は取り出しやすい場所にあると便利です。収納庫への入れ方の工夫次第で作業の効率化を図ることもできます。2つの収納プランを参考に、チームに合った収納方法を見つけてみてはいかがでしょうか?

収納効率重視

こんな方におすすめ とにかくたくさん収納したい!書類だけでなく不定形物がたくさんある!

1ファイルボックスの高さに合わせて段数を増やす

高さ2100mmタイプの収納庫ならファイルボックスに統一することで、
チューブファイルだと6段のところを7段に増やすことができます。

チューブファイル/ファイルボックス

2閲覧頻度の低い書類は「最上段」へ

閲覧頻度を意識し、収納場所を決めましょう。
頻度の少ない書類は「最上段」へ。

ファイルボックス<NEOS>

3不定形物は「下段」の収納ボックスへ

大型文具やサンプル品は収納ボックスへ入れてすっきり保管しましょう。下段に入れることで重たい荷物の出し入れが簡単に。

収納ボックス<NEOS>

整えた収納庫を維持・管理することが大切!

せっかく整理した収納庫も、何もしなければ元の乱雑な状態にすぐ戻ってしまいます。きちんと維持するために実現可能なルールを設け、ルールが守られる体制を整えましょう。

閲覧・活用重視

こんな方におすすめ 閲覧回数の多い「書類」や「カタログ」がある 書類以外もファイルにとじたい

1閲覧頻度の高い書類は「中段」へ

閲覧頻度の高い書類はチューブファイルにとじて中段に保管します。

チューブファイル<NEOS>

2フラットファイル+クリヤーポケットで不定形のモノも1冊にまとめられる

契約書や厚手のカタログ等はクリヤーポケットに入れてとじれば穴を開ける必要がありません。また、DVDと書類を一緒にとじる等、モノのファイリングにもおすすめです。

フラットファイル<NEOS>

3フラットファイルなどの自立しにくいファイルはスタンドタイプのファイルボックスへ

片側が大きくカットされているので書類が取り出しやすいうえに、グルーピングすればさらに探しやすく。

フラットファイル<NEOS>

書類管理におすすめ!コクヨの収録用品<NEOS>シリーズ

CLEAR BOOKクリヤーファイル

クリヤーブックの新定番

クリヤーブック<NEOS>

クリヤーブック<NEOS> A4縦

●中紙なし ●表紙・ポケット/再生PP
●寸法/(1)〜(6) 307×248×13〜40mm、(7)〜(12) 307×255×13〜50mm、(13)〜(18) 311×262×27〜40mm、
(19)〜(24) 311×262×33〜50mm
※背幅が広くなった場合、外寸法の幅は少し小さくなります。

(13)〜(18)
●穴数/30穴 ●金属とじ具 ●リング内径/17mm ●最大収容ポケット枚数/90枚(ミドルサイズ)
※最大収容ポケット枚数はクリヤーブック<NEOS>用替紙(ラ−NE880)を使用した場合です。

(19)〜(24)
●替背紙式 ●穴数/30穴 ●金属とじ具 ●リング内径/23mm ●最大収容ポケット枚数/110枚(ワイドサイズ)
※最大収容ポケット枚数はクリヤーブック<NEOS>用替紙(ラ−NE880)を使用した場合です。

グリーン購入法適合商品再生材料VOC対策リサイクル省資源
GPNエコ商品ねっと掲載(13)〜(24)のみ

仕様 品番 メーカー 注文コード メーカー希望
小売価格(税抜)
(1)ターコイズブルー (固定式)
20ポケット
ラ-NE20B コクヨ 64654317 520円
(2)ブラック ラ-NE20D 64654324
(3)ネイビー ラ-NE20DB 64654331
(4)ライトオリーブ ラ-NE20G 64654348
(5)カーマインレッド ラ-NE20R 64654355
(6)オフホワイト ラ-NE20W 64654362
(7)ターコイズブルー (固定式)
40ポケット
ラ-NE40B 64654379 850円
(8)ブラック ラ-NE40D 64654386
(9)ネイビー ラ-NE40DB 64654393
(10)ライトオリーブ ラ-NE40G 64654409
(11)カーマインレッド ラ-NE40R 64654416
(12)オフホワイト ラ-NE40W 64654423
(13)ターコイズブルー (替紙式)
ミドルサイズ
ラ-NE720B 64688503 980円
(14)ブラック ラ-NE720D 64688510
(15)ネイビー ラ-NE720DB 64688527
(16)ライトオリーブ ラ-NE720G 64688534
(17)カーマインレッド ラ-NE720R 64688541
(18)オフホワイト ラ-NE720W 64688558
(19)ターコイズブルー (替紙式)
ワイドサイズ
ラ-NE730B 64688565 1,300円
(20)ブラック ラ-NE730D 64688572
(21)ネイビー ラ-NE730DB 64688589
(22)ライトオリーブ ラ-NE730G 64688596
(23)カーマインレッド ラ-NE730R 64688602
(24)オフホワイト ラ-NE730W 64688619

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クリヤーブック<NEOS>用替紙 A4縦 2・4・30穴 10枚入

クリヤーブック<NEOS>用替紙 A4縦
2・4・30穴 10枚入

●寸法/302×234mm
●穴数/2・4・30穴対応
●中紙なし
●ポケット内寸/299×213mm
●再生PP
グリーン購入法適合商品再生材料VOC対策リサイクル省資源

品番 メーカー 注文コード メーカー希望
小売価格(税抜)
ラ-NE880 コクヨ 64688626 250円

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GAVATTE FILEガバットファイル

背幅を自由に変えられる
※4穴・30穴ポケットや他社製品をご使用いただく場合は、ポケット表紙からはみ出す場合がございます。

ガバットファイル<NEOS> A4縦

ガバットファイル<NEOS> A4縦

●クリヤーポケットをとじてもはみ出さないセミワイド表紙
●書類量に合わせて背幅を調整でき、最大10cm幅(約1,000枚)まで収容可能
●背部分上部に補強テープが付いているため背表紙が傷みにくい仕様
●表紙はタテヨコどちらでもラベルの貼れる両用デザイン
●最新のオフィスに溶け込むシックなカラーをラインアップ

グリーン購入法適合商品GPNエコ商品ねっと掲載再生材料VOC対策リサイクル省資源

品番 メーカー 注文コード メーカー希望
小売価格(税抜)
(1)ターコイズブルー フ-NE90B コクヨ 64666709 420円
(2)オリーブグリーン フ-NE90DG 64666716
(3)ブルーグレー フ-NE90DM 64666723
(4)ワインレッド フ-NE90DR 64666730
(5)オフホワイト フ-NE90W 64666747

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TUBE FILEチューブファイル

チューブファイル<NEOS> A4縦

POINT クリヤーポケットがはみ出さない

チューブファイル<NEOS> A4縦

●通常のチューブファイルよりもワイドな表紙サイズで、クリヤーポケットを綴じてもはみ出さずに使える
●左右どちらからでも書類の抜き差しができる両開き式で、一方から新しい情報をファイルし、反対側から古い情報を順に廃棄できる
●上からも横からもタイトルが確認できる仕切りカード(5山・1組)付き
●棚からスムーズに取り出すことができるフィンガーホール付き
●最新のオフィスに溶け込むシックなカラーをラインアップ
●穴数/2穴
●替背紙式
●表紙/PPフィルム貼り
●芯材/古紙パルプ配合
グリーン購入法適合商品GPNエコ商品ねっと掲載

仕様 品番 メーカー 注文コード メーカー希望
小売価格(税抜)
(1)ターコイズブルー 30mmとじ フ-NE630B コクヨ 64266060 830円
(2)ブラック フ-NE630D 64265872
(3)ネイビー フ-NE630DB 64265889
(4)オリーブグリーン フ-NE630DG 64265896
(5)カーマインレッド フ-NE630R 64265902
(6)オフホワイト フ-NE630W 64265919
(7)ターコイズブルー 50mmとじ フ-NE650B 64265926 880円
(8)ブラック フ-NE650D 64265933
(9)ネイビー フ-NE650DB 64265940
(10)オリーブグリーン フ-NE650DG 64265957
(11)カーマインレッド フ-NE650R 64265964
(12)オフホワイト フ-NE650W 64265971
(13)ターコイズブルー 80mmとじ フ-NE680B 64265988 1,060円
(14)ブラック フ-NE680D 64265995
(15)ネイビー フ-NE680DB 64266008
(16)オリーブグリーン フ-NE680DG 64266015
(17)カーマインレッド フ-NE680R 64266022
(18)オフホワイト フ-NE680W 64266039

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FLAT FILEフラットファイル

フラットファイル<NEOS> A4縦

POINT クリヤーポケットがはみ出さない

フラットファイル<NEOS> A4縦

●クリヤーポケットがはみ出さないセミワイド表紙
●使いやすさを追求した背見出し&罫線デザイン
●トレンドオフィスにマッチするシックなカラーラインアップ
●収容枚数/約150枚
●穴数/2穴(80mmピッチ)
●寸法/307×242×18mm

●材質/とじ具:樹脂製、押さえ板・スライドコマ:再生PS
●表紙/色板紙(古紙パルプ配合)
●表紙ととじ具の分別廃棄可能
グリーン購入法適合商品GPNエコ商品ねっと掲載エコマーク認定商品

仕様 品番 メーカー 注文コード メーカー希望
小売価格(税抜)
(1)ターコイズブルー 15mmとじ フ-NE10B コクヨ 63851359 90円
(2)オリーブグリーン フ-NE10DG 63851366
(3)ブルーグレー フ-NE10DM 63851373
(4)ワインレッド フ-NE10DR 63851380
(5)オフホワイト フ-NE10W 63851397

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RING FILEリングファイル

リングファイル<NEOS> A4縦

POINT クリヤーポケットがはみ出さない

POINT 背幅がスリムで効率的に収納できる

リングファイル<NEOS> A4縦

●通常のリングファイルよりもワイドな表紙サイズで、クリヤーポケットをとじてもはみ出さずに使える
●収容枚数はそのままで従来のリングより背幅がスリム
●リングを内側に片手でつまむだけで開き、下側のリングを閉じると上側のリングも一緒に閉じられるワンタッチ開閉

●最新のオフィスに溶け込むシックなカラーをラインアップ
●棚からスムーズに取り出せるフィンガーホール付き
グリーン購入法適合商品GPNエコ商品ねっと掲載

収納枚数 品番 メーカー 注文コード メーカー希望
小売価格(税抜)
(1)ターコイズブルー 180枚 フ-NE420B コクヨ 64169002 430円
(2)ブラック フ-NE420D 64169019
(3)ネイビー フ-NE420DB 64169026
(4)ライトオリーブ フ-NE420G 64169033
(5)カーマインレッド フ-NE420R 64169040
(6)オフホワイト フ-NE420W 64169057
(7)ターコイズブルー 220枚 フ-NE430B 64169064 480円
(8)ブラック フ-NE430D 64169071
(9)ネイビー フ-NE430DB 64169088
(10)ライトオリーブ フ-NE430G 64169095
(11)カーマインレッド フ-NE430R 64169101
(12)オフホワイト フ-NE430W 64169118

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REFILLクリヤーポケット A4リフィル<ワイドオープンポケット> ※<NEOS>チューブファイル、フラットファイル、リングファイルにも使えます。

A4リフィル<ワイドオープンポケット>

A4リフィル<ワイドオープンポケット>

●ポケットの入口が端から端まで開くので書類を入れやすい
●傷みやすいとじ穴部分をテープで補強しているのでとじ穴が破れにくい
グリーン購入法適合商品GPNエコ商品ねっと掲載

枚数 仕様 品番 メーカー 注文コード メーカー希望
小売価格(税抜)
(1)20枚 2穴・特厚口
0.12mm
ラ-AH2112-2 コクヨ 64261713 440円
(2)50枚 ラ-AH2112-5 64261720 1,000円
(3)20枚 2穴・厚口
0.08mm
ラ-AH218-2 64261690 380円
(4)50枚 ラ-AH218-5 64261706 850円
(5)20枚 2穴・中厚口
0.06mm
ラ-AH216-2 64261676 320円
(6)50枚 ラ-AH216-5 64261683 720円
(7)20枚 2穴・中厚口・中紙あり ラ-AH246-2 64261737 510円
(8)50枚 ラ-AH246-5 64261744 1,150円

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REFILLA4リフィル・クリヤーホルダー 2穴 A4 脱落防止ストッパー付き 10枚 ※<NEOS>チューブファイル、フラットファイル、リングファイルにも使えます。

A4リフィル・クリヤーホルダー 2穴 A4 脱落防止ストッパー付き 10枚

A4リフィル・クリヤーホルダー
2穴 A4 脱落防止ストッパー付き 10枚

●2穴対応ファイルにそのままとじられるクリヤーホルダー
●書類がサッと入るクリヤーホルダー型ポケット
●差し込むだけで書類の脱落を防止できるストッパー付き
グリーン購入法適合商品GPNエコ商品ねっと掲載

品番 メーカー 注文コード メーカー希望
小売価格(税抜)
フ-GST750T コクヨ 64261751 650円

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FOLDER個別フォルダー

個別フォルダー<NEOS>(PP製)A4

POINT 持ち運びに便利な3辺とじ

個別フォルダー<NEOS>(PP製)A4

●書類が閲覧しやすく、かつ立てて保管しても書類がこぼれ出さない特殊な3方袋とじ形状
●書類はもとよりクリヤーホルダーごと収納可能
●収納量にこだわったマチ幅
●差し替えられる交換方式の見出し紙
●最新のオフィスに溶け込むシックなカラーをラインアップ
●耐久性にすぐれ、汚れや水分にも強いPP製
グリーン購入法適合商品GPNエコ商品ねっと掲載

仕様 品番 メーカー 注文コード メーカー希望
小売価格(税抜)
(1)ターコイズブルー マチ幅15mm A4P-NEF15B コクヨ 64274164 120円
(2)ブラック A4P-NEF15D 64274188
(3)ネイビー A4P-NEF15DB 64274195
(4)ライトオリーブ A4P-NEF15G 64274225
(5)カーマインレッド A4P-NEF15R 64274249
(6)オフホワイト A4P-NEF15W 64274263
(7)ターコイズブルー マチ幅15mm
10冊パック
A4P-NEF15BX10 64274171 1,200円
(8)ブラック A4P-NEF15DX10 64274218
(9)ネイビー A4P-NEF15DBX10 64274201
(10)ライトオリーブ A4P-NEF15GX10 64274232
(11)カーマインレッド A4P-NEF15RX10 64274256
(12)オフホワイト A4P-NEF15WX10 64274270
(13)ターコイズブルー マチ幅30mm A4P-NEF30B 64274287 140円
(14)ブラック A4P-NEF30D 64274300
(15)ネイビー A4P-NEF30DB 64274317
(16)ライトオリーブ A4P-NEF30G 64274348
(17)カーマインレッド A4P-NEF30R 64274362
(18)オフホワイト A4P-NEF30W 64274386
(19)ターコイズブルー マチ幅30mm
10冊パック
A4P-NEF30BX10 64274294 1,400円
(20)ブラック A4P-NEF30DX10 64274331
(21)ネイビー A4P-NEF30DBX10 64274324
(22)ライトオリーブ A4P-NEF30GX10 64274355
(23)カーマインレッド A4P-NEF30RX10 64274379
(24)オフホワイト A4P-NEF30WX10 64274393

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FILE BOXファイルボックス

ファイルボックス<NEOS>

POINT タテ置き・ヨコ置き2wayタイプ

POINT タイトル分類・色分類ができる

ファイルボックス<NEOS>

●組み立てはワンタッチ式で簡単
●2重の底板が歪みにくさや耐久性を向上
●タイトルを記入できる機能面と美観を重視した意匠デザイン面の表裏異なる見出し面が選べる

●棚からスムーズに取り出せるフィンガーホール付き
●最新のオフィスに溶け込むシックなカラーをラインアップ
グリーン購入法適合商品GPNエコ商品ねっと掲載

品番 メーカー 注文コード メーカー希望
小売価格(税抜)
(1)ターコイズブルー A4-NELF-B コクヨ 64274089 350円
(2)ブラック A4-NELF-D 64274096
(3)ネイビー A4-NELF-DB 64274102
(4)オリーブグリーン A4-NELF-DG 64274119
(5)カーマインレッド A4-NELF-R 64274126
(6)オフホワイト A4-NELF-W 64274133

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FILE BOXファイルボックス

ファイルボックス<NEOS>(スタンドタイプ)

POINT 中身を見せて検索性アップ・中身を隠して美観アップ

ファイルボックス<NEOS>(スタンドタイプ)

●組み立てはワンタッチ式で簡単
●片面が大きくカットされていて中身を取り出しやすい形状
●分類したタイトルを記入できる前面と、オフィス空間の美観を重視し中身を隠せる裏面の2通りの活用ができる表裏異なる見出し面
●棚からスムーズに取り出すことができるフィンガーホール付き
●最新のオフィスに溶け込むシックなカラーをラインアップ
グリーン購入法適合商品GPNエコ商品ねっと掲載

品番 メーカー 注文コード メーカー希望
小売価格(税抜)
(1)ターコイズブルー フ-NEL450B コクヨ 64274522 350円
(2)ブラック フ-NEL450D 64274539
(3)ネイビー フ-NEL450DB 64274546
(4)オリーブグリーン フ-NEL450DG 64274553
(5)カーマインレッド フ-NEL450R 64274560
(6)オフホワイト フ-NEL450W 64274577

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STORAGE BOX収納ボックス

収納ボックス<NEOS>

POINT 収納庫に効率よく収納可能

収納ボックス<NEOS>

●タイトルを記入できる機能面と美観を重視した意匠デザイン面の表裏異なる見出し面が選べる
●最新のオフィスに溶け込むモノトーンカラーをラインアップ
●書きやすいドット罫が入ったインデックスシール1枚付き
●(3)(4)積み重ねができ、ホコリから守れるフタ付き
●(3)(4)収納効率がさらによくなる分割できる仕切り板2枚付き
●耐荷重/Mサイズ:約98N(約10kgf)、Lサイズ・フタ付き:約294N(約30kgf)
グリーン購入法適合商品GPNエコ商品ねっと掲載

仕様 外寸法 品番 メーカー 注文コード メーカー希望
小売価格(税抜)
(1)ブラック Mサイズ W204×D324×
H265mm
A4-NEMB-D コクヨ 64274140 780円
(2)ホワイト A4-NEMB-W 64274157
(3)ブラック Lサイズ・フタ付き W408×D330×
H265mm
A4-NELB-D 64274065 980円
(4)ホワイト A4-NELB-W 64274072

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スタイリッシュで高機能なファイルシリーズ<NEOS(ネオス)>