FAQ / INFORMATIONよくあるご質問-12.購買管理について

[12-1] @officeの購買管理機能って何ですか?

手間も時間もかかるオフィス用品の購買管理業務・グリーン購入の推進を強力にサポートします。
例えば、
・企業として認められている商品のみをご注文可能にできます(発注禁止機能)。
・全てのご注文、またはあらかじめ指定した条件下のご注文を承認フローにまわすことができます(承認機能)。
・全社部署ごとの購買実績を抽出・分析するなど、購買状況の把握も簡単にしていただけます。

一覧へ戻る

[12-2] @officeの購買管理機能を使いたい。

インターネット環境が必要となります。
また、承認機能ご利用の場合は、承認者・発注者ともにお客様登録されており、かつメールアドレスが登録されていることが前提です。
購買機能の便利な使い方はこちら

一覧へ戻る

[12-3] 管理者・承認者・発注者の違いを教えてください。

■管理者:企業の購買管理の各種設定ができるユーザー(管理ユーザー)⇔一般ユーザー承認フロー・承認条件などの設定を行うユーザー
■承認者:注文の承認・否認を行うユーザー
※管理者も承認者になることができます。
※企業内に何名でも設定することができます。
■発注者:実際に注文を行っていただく全てのユーザーを指します。
※設定方法については@officeカスタマーセンター(0120-232-640)または、担当販売店までお問い合わせください。
購買機能の便利な使い方はこちら

一覧へ戻る

[12-4] 管理者の設定をしたい。

お手数ですが、販売店までお問い合わせください。

一覧へ戻る

[12-5] どんな承認条件を設定できますか?

・商品カテゴリを指定
・「環境対応商品のみ」を発注
・企業内共有の「みんなのお気に入り」商品のみで発注
・「配達料がかからない注文のみ」で発注
・月次予算×××円を超えるオーダーを指定
・「商品単価×××円を超える商品が含まれている場合」を指定
購買機能の便利な使い方はこちら

一覧へ戻る

[12-6] どんな発注禁止設定ができますか?

・環境対応商品以外(ただし環境対応例外品設定も有効)の商品
・「みんなのお気に入り」に登録していない商品
・単品単価×××円を超える商品
・特定カテゴリーの商品
・特定メーカーの商品
購買機能の便利な使い方はこちら

一覧へ戻る

[12-7] 管理者の権限について教えてください。

・ご登録会社情報の更新
・ユーザー追加登録
・ユーザー情報変更
・ユーザーデータダウンロード
・企業内のオーダーデータダウンロード
・承認設定
・発注禁止設定
・みんなのお気に入りフォルダ管理
・みんなのお気に入りリスト管理
・代理発注者設定
・環境対応条件設定
・管理者からのお知らせ機能での情報発信
購買機能の便利な使い方はこちら

一覧へ戻る

[12-8] 承認ルートは何段階まで設定できますか?

承認ルートは4段階まで設定可能です。例えば、第1承認者は、発注者からの承認依頼に対して承認・否認の操作を行い、第2承認者は、第1承認者からの承認依頼に対して、承認・否認の操作を行います。
購買機能の便利な使い方はこちら

一覧へ戻る

[12-9] 注文承認の方法を教えてください。

ログイン後ページ右上の「注文承認」ボタンから行ってください。詳細は、注文承認画面の右上にある承認者向け@officeご利用の手引きをご覧ください。
購買機能の便利な使い方はこちら

一覧へ戻る

[12-10] 注文を完了してからどれくらいで承認可能になるのですか?

インターネット画面でご注文完了後、リアルタイムで承認いただけます。

一覧へ戻る

[12-11] 環境対応例外品設定とは?

「原則的には環境対応品しか購買しないが、ステープラーの針など環境対応商品がアイテムとして存在しないものは例外的に購買リストに含みたい」というお客様のニーズにお応えする機能です。より柔軟なグリーン購入が可能になります。
グリーン購入サポートの充実機能はこちら

一覧へ戻る

[12-12] 発注特別権限ユーザー機能とは何ですか?

特定のユーザーだけは、発注禁止や承認否認の制限なく全商品を購入可能になる機能です。
※発注特別権限ユーザーは、管理者・承認者にはなれません。

一覧へ戻る

[12-13] 管理者用や承認者用の操作マニュアルはありますか?

■管理者用マニュアル
ログイン後ページの右上「管理者用メニュー」画面からダウンロードしていただけます。
■承認者用マニュアル
ログイン後TOPページ右上「注文承認」画面からダウンロードしていただけます。

一覧へ戻る

[12-14] 購買実績データをダウンロードしたい。

ログイン後ページ右上の「データ抽出」ボタンから、過去一年間の購買実績(オーダーデータ)をダウンロードしていただけます。
オーダーデータのダウンロード方法はこちら

一覧へ戻る

ページトップへ