GUIDEご利用ガイド-便利機能 承認機能

「承認機能」でペーパーレス注文承認

「承認機能」とは?

管理者の方は、あらかじめ以下のような「承認条件」を設定することができます。
条件にあてはまる商品をインターネットならびにFAXで注文した場合に、
「承認者」(上司など)へ自動的に承認依頼のメールが送信されます。(すべての注文を承認対象にすることも可能です。)

<承認条件>
・すべての注文
・月次予算○○○円を超えた場合
・1回の注文金額が○○○円を超えた場合
・商品単価○○○円を超える商品が含まれている場合
指定の環境対応条件に合致しない商品が含まれている場合
みんなのお気に入り以外の商品が含まれている場合
・指定カテゴリの商品が含まれている場合 例)「飲料用品」「食品」カテゴリなど
・配達料がかかる場合

承認者は最大4段階まで設定可能です。例:発注者→係長→課長→部長→総務部長

承認機能図

「承認者」が、承認した時点で正式なご注文となりますので、注文の度に注文伺書を記入する手間や時間を省くことができます。
承認結果は、発注者に自動で「承認結果通知メール」を送信されるので、発注者も安心です。
注文が否認された場合は、どんな理由で否認されたのかがわかります。

※操作についての「管理者用メニュー操作マニュアル」はこちら

活用方法はこちら!

お客様の事情にあわせて細やかかつスムーズに購買管理

例1)ISO14001認証取得企業 A社様
→グリーン購入比率100%が目標。
「指定の環境条件に合致しない商品」以外を承認対象に設定。
エコ商品ではないがどうしても必要なモノかどうかをチェックしてから注文されるように。

例2)社内定番品だけを発注させたいB社様
→「みんなのお気に入り」に社内定番品を登録し、「みんなのお気に入り以外の商品」を承認対象に設定。

※「みんなのお気に入り」についての詳細は、こちら

例3)私用の商品を経費で購入されていないか心配なC社様
→「指定カテゴリ」で「飲料用品」や「食品」を承認対象に設定。

「自動否認」にすれば、承認作業をすべて自動化できる

承認条件によって、「承認者が承認すれば発注」「自動否認」などの区別ができるので、例えばこんな設定も可能です。

社内定番品以外の注文の場合・・・注文内容をみて判断
月次予算10万円以上を超える注文の場合・・・自動的に否認

一定期間、「承認者」がチェックされないまま放置してしまっていた場合、「承認者」へ催促メールを自動送信することができます。

1週間以内にチェックされなければ、自動的に承認とみなして注文するという設定も可能です。承認のし忘れを防ぐことができます。

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